Welche Unterlagen brauche ich für den Wohnungs­verkauf?

Fehlt beim Verkauf einer Eigentums­wohnung ein Protokoll oder ist die Höhe der Rücklage unklar, wird der Käufer misstrauisch, die Bank verzögert die Finanzierung, und am Ende wird über den Preis verhandelt. Mit dieser Checkliste haben Sie alles beisammen, bevor das Exposé online geht.

1. Unterlagen zur Wohnung

• Aktueller Grundbuchauszug (Wohnungsgrundbuch) – zeigt Eigentümer, Miteigentumsanteil und Belastungen.
• Grundrisse und Wohnflächenberechnung – Käufer und Banken rechnen mit dem Quadratmeterpreis.
• Energieausweis – beim Verkauf gesetzlich vorgeschrieben; die Kennwerte gehören schon in die Anzeige. Ausgestellt wird er für das ganze Gebäude, daher liegt er meist beim Verwalter.
• Nachweise über Modernisierungen in der Wohnung (z. B. Bad, Böden, Küche, Elektrik).
• Bei Vermietung: Mietvertrag mit allen Nachträgen, letzte Mieterhöhung, Kautionsnachweis, letzte Betriebskostenabrechnung.

2. Unterlagen der Eigentümergemeinschaft

• Teilungserklärung mit Gemeinschaftsordnung und Aufteilungsplan – regelt, was Ihnen allein gehört, welche Sondernutzungsrechte bestehen (z. B. Garten, Stellplatz) und wie Kosten verteilt werden.
• Protokolle der Eigentümerversammlungen der letzten drei Jahre und die Beschluss-Sammlung – hier stehen beschlossene Sanierungen und Streitpunkte.
• Wirtschaftsplan des laufenden Jahres und die letzte Jahresabrechnung – daraus ergibt sich das Hausgeld.
• Vermögensbericht mit dem Stand der Erhaltungsrücklage – den muss der Verwalter jährlich erstellen.
• Hausgeld-Bestätigung des Verwalters: monatliches Hausgeld, keine Rückstände.
• Hausordnung und ggf. Informationen zu laufenden Rechtsstreitigkeiten der Gemeinschaft.

3. Unterlagen für den Notar

• Verwalterzustimmung – nur nötig, wenn die Teilungserklärung sie vorsieht (§ 12 WEG). Steht sie drin, kann der Kaufvertrag ohne sie nicht vollzogen werden.
• Verwalternachweis – der Beschluss über die Bestellung des Verwalters mit öffentlich beglaubigten Unterschriften. Ohne ihn akzeptiert das Grundbuchamt die Zustimmung nicht.
• Löschungsbewilligung Ihrer Bank, falls noch eine Grundschuld eingetragen ist. Die Ablösung organisiert in der Regel der Notar.

Was passiert, wenn etwas fehlt?

Unvollständige Unterlagen sind der häufigste Grund, warum sich Wohnungsverkäufe ziehen. Banken finanzieren erst, wenn sie Rücklage, Hausgeld und Teilungserklärung kennen. Und ein Käufer, der erst nach der Reservierung von einer geplanten Dachsanierung erfährt, verhandelt nach – oder springt ab.

So mache ich es

Weil ich selbst Eigentümer­gemeinschaften verwalte, weiß ich, wo welche Unterlage liegt und wie man sie bekommt. Ich prüfe Protokolle und Rücklage, bevor ein Käufer danach fragt, und stelle alles in einer digitalen Verkaufsakte bereit. Diese Prüfung ist Teil meiner Leistung – ohne Aufwandsentschädigung, Provision nur bei Erfolg.

Dieser Artikel ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand: Oktober 2026.